Utilização da Ferramenta 5W2H

Utilização da Ferramenta 5W2H

 Esta ferramenta, cuja a idéia está contida nos versos de I keep six honest serving – men de Rudyard Kipling, é nada mais nada menos do que sete perguntas que devem ser respondidas . Ao responder as perguntas, você terá em mãos um plano de ação com grandes chances de sucesso.

Vamos as perguntas:

1.      What – O que fazer?

2.      Where – Onde fazer?

3.      Why – Por que fazer?

4.      When – Quando fazer?

5.      Who – Quem irá fazer?

6.      How – Como será feito?

7.      How much – Quanto irá custar?

Ao responder a pergunta “O que fazer? “ garanta que a ação está atacando a causa do problema e não o efeito.

Um exemplo disso seria uma ação para, em uma fábrica de automóveis, reduzir o número de peças rejeitadas por falhas na pintura .

Uma ação que combate o efeito seria refazer a pintura, enquanto uma ação para combatar a causa seria  melhorar o controle e a seleção dos fornecedores de tinta.

A pergunta “Por que fazer?” é importantíssima!

Geralmente em uma empresa, as ações demandam custos e investimentos.

Uma boa justificativa pode transformar um projeto reprovado em aprovado.

Não existe idéia ruim, existe idéia mal vendida.

A pergunda “Quando fazer?” pode ser respondida  com a data  na qual a ação será implementada  com a data até qual ação será implementadas ou com o período ao longo do qual  a ação  será implementada.

Ao definir o “Quem irá fazer? ” é importante determinar claramente o nome da pessoa responsável pela ação e preferencialmente o substituto.

Evite utilizar o nome do setor como por exemplo, RH ou departamento de financeiro ou de projetos.

Evite também atribuir uma ação a uma pessoa que não esteja presente  na reunião para ser informada a ter a possibilidade de discordar  de sua participação no projeto.

A pergunta “Como será feito?” é a mais importante do 5W2H.

É aqui que o planejamento acontece !

Essa pergunta é o coração do plano de ação onde todos os detalhes serão relatados, todas as possibilidades de falha serão estudadas e os efeitos colaterais de ação serão levantados.

Aqui deve descrever o passo a passo para que a ação aconteça.

Uma ferramente interessante que pode ser usada é o PDCA(Plan do check action – Planejar – Executar – Verificar e Agir).