Utilização da Ferramenta 5W2H
Esta ferramenta, cuja a idéia está contida nos versos
de I keep six honest serving – men de Rudyard Kipling, é nada mais nada menos
do que sete perguntas que devem ser respondidas . Ao responder as perguntas,
você terá em mãos um plano de ação com grandes chances de sucesso.
Vamos as perguntas:
1. What – O que fazer?
2. Where – Onde fazer?
3. Why – Por que fazer?
4. When – Quando fazer?
5. Who – Quem irá fazer?
6. How – Como será feito?
7. How much – Quanto irá custar?
Ao responder a pergunta “O que fazer? “ garanta que a ação está atacando a causa do problema e não
o efeito.
Um exemplo disso seria uma ação para, em uma fábrica
de automóveis, reduzir o número de peças rejeitadas por falhas na pintura .
Uma ação que combate o efeito seria refazer a pintura,
enquanto uma ação para combatar a causa seria
melhorar o controle e a seleção dos fornecedores de tinta.
A pergunta “Por que fazer?” é importantíssima!
Geralmente em uma empresa, as ações demandam custos e
investimentos.
Uma boa justificativa pode transformar um projeto
reprovado em aprovado.
Não existe idéia ruim, existe idéia mal vendida.
A pergunda “Quando fazer?”
pode ser respondida com a data na qual a ação será implementada com a data até qual ação será implementadas
ou com o período ao longo do qual a
ação será implementada.
Ao definir o “Quem irá fazer? ” é importante determinar claramente o nome da pessoa
responsável pela ação e preferencialmente o substituto.
Evite utilizar o nome do setor como por exemplo, RH ou
departamento de financeiro ou de projetos.
Evite também atribuir uma ação a uma pessoa que não
esteja presente na reunião para ser
informada a ter a possibilidade de discordar
de sua participação no projeto.
A pergunta “Como será feito?” é a mais importante do 5W2H.
É aqui que o planejamento acontece !
Essa pergunta é o coração do plano de ação onde todos
os detalhes serão relatados, todas as possibilidades de falha serão estudadas e
os efeitos colaterais de ação serão levantados.
Aqui deve descrever o passo a passo para que a ação
aconteça.
Uma ferramente interessante que pode ser usada é o
PDCA(Plan do check action – Planejar – Executar – Verificar e Agir).
